About the project

Hulpvraag aan Equitem

Een Nederlandse pensioenuitvoerder wilde overgaan tot de selectie en implementatie van een nieuwe front-to-midoffice oplossing. Tevens wilde zij parallel aan deze herinrichting de overstap maken naar datagedreven werken. Bij deze herinrichting werden onder meer de volgende doelstellingen nagestreefd:

• Actualiseren en toekomstbestendig inrichten van het bedieningsmodel na een recente fusie van de betrokken pensioenfondsen;
• Vernieuwen van het applicatielandschap voor de front- en midoffice;
• Uitbesteding van alle ondersteunende midoffice-diensten;
• Professionalisering van de dataverwerking.

Aangezien de organisatie zelf onvoldoende ervaring had met dergelijke trajecten, vroeg zij ons om haar hierbij te helpen.

Onze aanpak

De aanpak die wij in dit traject hebben gekozen bestond uit drie stappen:

• Het selecteren van de nieuwe oplossing via een RFI (Request for Information)/RFP (Request for Proposal) traject, gebaseerd op functionele/niet- functionele requirements en een architectuurontwerp;
• Implementeren van datagedreven werken en het ontwikkelen van een data-strategie parallel aan de selectie en implementatie van de nieuwe oplossing;
• Implementatie van de nieuwe oplossing, inclusief het realiseren van operationele en data-gerelateerde verbeteringen, waar de organisatie haar voordeel mee kon doen.

Tijdens het selectietraject werden eerst de functionele en niet-functionele requirements in kaart gebracht. Ook werd de huidige architectuur in kaart gebracht en werd een doelarchitectuur ontworpen.

Dit vormde de basis voor een vragenlijst die tijdens de RFI naar geselecteerde leveranciers werd gestuurd. Vervolgens werden op basis van vooraf opgestelde criteria de reacties van de leveranciers geanalyseerd en werden vervolgens twee voorkeurskandidaten geselecteerd voor een zogenaamde shortlist. Met deze shortlistkandidaten werd vervolgens een RFP traject doorlopen. Hierbij werden verdiepende gesprekken gevoerd en werden ook de kritieke eisen verder beoordeeld. Dit gebeurde mede op basis van productdemo’s. Vervolgens hebben we per leverancier een businesscase uitgewerkt. Onderdeel hiervan waren de totale eenmalige- en doorlopende beheerkosten ter ondersteuning van de uiteindelijke besluitvorming om te komen tot een definitieve keuze.

De beslissing om datagedreven werken in de analyse- en ontwerpfase te integreren komt voort uit de nieuwe manier van dataverwerking als gevolg van de introductie van een nieuwe systemen en de hogere eisen die worden gesteld aan de kwaliteit en beschikbaarheid van data. In workshops werd vastgesteld wat de huidige cultuur binnen de organisatie en kennisniveau op het gebied van data zijn. Aanvullend werden het ambitieniveau en de visie vastgesteld voor de toekomstige datastrategie.

In de fase hierna hebben we de nieuwe datastrategie verder uitgewerkt langs de assen van datagovernance, datamanagement, datakwaliteit, data-architectuur, de te gebruiken data-applicaties en het toekomstige data gebruik. De implementatie hiervan vond parallel plaats aan de implementatie van het nieuwe systeem voor front-midoffice, zodat bij de in gebruikname hiervan ook meteen de nieuwe manier van dataverwerking beschikbaar is voor de organisatie.

Voor de realisatie van het nieuwe front-midoffice systeem voerden we voor de klant de regie op de implementatie, het testen en het begeleiden van de ingebruikname van de geselecteerde oplossing.

Het behaalde resultaat

Met de ingebruikname van het nieuwe systeem en de implementatie van datagedreven werken binnen de organisatie werden door de klant belangrijke voordelen behaald:

• Operationele optimalisatie via een volledig geïntegreerde oplossing met procesautomatisering, data-integriteit met gegarandeerde datakwaliteit vanuit een centrale benadering voor datagedreven werken;
• Nieuwe kernfunctionaliteit die voorheen werd aangevuld via end-user computing;
• Ondersteuning van het integrale vermogen (intern en extern beheerd);
• Een bijhorende, geïntegreerde analyse- en rapportagetoepassing.