Situatie:
De juridische afdeling van APG Asset Management heeft ambitie om significante stappen te zetten in digitalisering van hun werkprocessen. Ze overweegt de selectie en implementatie van een volwaardig document-management systeem voor haar juridische afdeling. Als onderdeel van digitalisering – en om daar de benefits echt van te kunnen realiseren – is het belangrijk om een goede procesinvalshoek te hebben. Traditioneel heeft de juridische discipline weinig ervaring of affiniteit met het ‘denken in processen’.

Uitdaging voor APG:
Om tot een goede, gedragen selectie van een document-management systeem te komen is gebruikersbetrokkenheid belangrijk.
Om de implementatie van een document-management systeem te versnellen en vereenvoudigen is het cruciaal om begrip te hebben welke best practices liggen opgesloten in het document-management systeem en is het cruciaal om goed begrip te hebben van hoe de juridische afdeling nu werkt, en hoe ze in de toekomst wil werken.
Om juristen actief aan de slag te laten zijn met processen en digitalisering is het noodzakelijk dat ze daar enthousiast over worden.
Om te voorkomen dat individuele werkwijzen en werkprocessen straks allemaal worden geïmplementeerd in een nieuw legal document-management systeem is het belangrijk om voldoende tijd te steken in hoe de toekomstige werkwijze in de subteams moet veranderen en om te onderzoeken of daar nog verdere voordelen uit te behalen zijn

Hulpvraag aan Equitem:
APG Asset Management heeft de Equitem Academy gevraagd om de juridische afdeling:
Te begeleiden en ondersteunen in het ‘procesdenken’. Dit hebben we gedaan met een aantal workshops die hebben geleid tot enthousiasme en meer begrip van eigen werkprocessen en hebben ook geleid tot directe verbeter-initiatieven.
Te begeleiden en ondersteunen bij de analyse van een 2-tal hoofdprocessen binnen de juridische sub-afdelingen, met als doel om in samenwerking met de medewerkers het toekomstige werkproces te identificeren en de ontwerp-uitgangspunten in te brengen in de selectie van het document-management systeem.